Die GmbH (Gesellschaft mit beschränkter Haftung) ist nach wie vor die beliebteste Rechtsform für kleine und mittlere Unternehmen in Deutschland. Ihr Erfolg lässt sich einfach erklären: Die Gesellschafter haften für die Verbindlichkeiten der Gesellschaft grundsätzlich nur mit dem eingebrachten Stammkapital, nicht mit ihrem Privatvermögen – gleichzeitig genießt diese Rechtsform hohes Vertrauen bei Banken, Lieferanten und Geschäftspartnern. Geregelt wird die GmbH vor allem im GmbH-Gesetz (GmbHG), auf dessen Vorschriften wir uns im Folgenden beziehen. In diesem Beitrag erläutert unsere Kanzlei, wie die Gründung einer GmbH in Deutschland abläuft, welches Stammkapital erforderlich ist und worauf Gründerinnen und Gründer besonders achten sollten.
1. Was ist eine GmbH und für wen eignet sich diese Rechtsform?
Die GmbH ist eine juristische Person, die als eigenständiges Rechtssubjekt erst mit der Eintragung in das Handelsregister entsteht. Gründer können eine oder mehrere natürliche oder juristische Personen sein – ein Wohnsitz in Deutschland oder eine EU-Staatsangehörigkeit ist hierfür nicht erforderlich. Die Rechtsform eignet sich für nahezu jede unternehmerische Tätigkeit, von Beratung und IT bis zu Handel und Produktion, und wird von Geschäftspartnern gerade deshalb ernst genommen, weil das Gesetz ein spürbares Mindestkapital und ein transparentes Gründungsverfahren verlangt. Wer ein wachsendes Unternehmen mit mehreren Gesellschaftern, Investoren oder Geschäftsbeziehungen zu größeren Auftraggebern plant, entscheidet sich in der Regel für die GmbH und nicht für die vereinfachte UG (haftungsbeschränkt), der wir einen eigenen Beitrag gewidmet haben.
2. Stammkapital: Wie viel wird benötigt und wie wird es eingebracht?
Nach § 5 Abs. 1 GmbHG beträgt das Mindeststammkapital einer GmbH 25.000 Euro. Es wird in Geschäftsanteile der Gesellschafter aufgeteilt, deren Nennbetrag mindestens 1 Euro betragen und in der Summe dem Stammkapital entsprechen muss. Die Einbringung kann auf zwei Wegen erfolgen:
- Bareinlage (Bargründung). Bei der Anmeldung zum Handelsregister müssen mindestens 50 % des Kapitals – also 12.500 Euro – auf das Konto der Gesellschaft eingezahlt sein. Der Rest kann später, auf Anforderung der Geschäftsführung, nachgezahlt werden.
- Sacheinlage. Als Einlage können Sachwerte wie Ausrüstung, Beteiligungen an anderen Unternehmen oder andere bewertbare Vermögensgegenstände dienen. In diesem Fall verlangt das Gesetz die vollständige (100-prozentige) Einbringung noch vor der Eintragung sowie einen Sachgründungsbericht, der bestätigt, dass der Wert der Einlage dem Nennbetrag des Geschäftsanteils entspricht. Das Registergericht kann zusätzliche Nachweise zur Bewertung verlangen, was das Verfahren verlängert und verteuert – die meisten Gründer entscheiden sich daher für die Bareinlage.
Wichtig zu wissen
Die Einzahlung nur der Hälfte des Kapitals bei einer Bareinlage befreit den Gesellschafter nicht von der Pflicht, den verbleibenden Betrag später nachzuzahlen (sogenannte Resthaftung). Solange das Kapital nicht vollständig eingezahlt ist, haftet der Gesellschafter gegenüber der Gesellschaft persönlich für den ausstehenden Rest – dies ist keine Ausnahme vom Grundsatz der beschränkten Haftung, sondern deren vorübergehende Einschränkung.
3. Erstellung des Gesellschaftsvertrags: individueller Vertrag oder Musterprotokoll
Der Gesellschaftsvertrag (auch Satzung genannt) ist ein Pflichtdokument, das die Firma, den Sitz der Gesellschaft, den Unternehmensgegenstand, die Höhe des Stammkapitals und die Verteilung der Geschäftsanteile sowie die Bestellung der Geschäftsführung regelt (§ 3 GmbHG). Für einfache Fälle – bis zu drei Gesellschafter und ein Geschäftsführer – sieht das Gesetz ein standardisiertes Dokument vor, das Musterprotokoll (Anlage zu § 2 Abs. 1a GmbHG), das Satzung, Bestellung der Geschäftsführung und Gesellschafterliste in einem Formular zusammenfasst. Das Musterprotokoll beschleunigt und verbilligt die notarielle Beurkundung erheblich, lässt aber keine individuellen Regelungen zu – etwa ein Vorkaufsrecht an Geschäftsanteilen, Vesting-Klauseln für Mitgründer oder ein abgestuftes Stimmrecht. Bei mehreren Gesellschaftern mit unterschiedlichen Vereinbarungen oder bei geplanter Investorenbeteiligung empfiehlt sich von vornherein ein individueller, anwaltlich ausgearbeiteter Gesellschaftsvertrag.
4. Notarielle Beurkundung und Eröffnung des Geschäftskontos
Sowohl der Gesellschaftsvertrag als auch das Musterprotokoll bedürfen der notariellen Beurkundung (§ 2 Abs. 1 GmbHG). Seit der DiRUG-Reform kann die Standardgründung per Musterprotokoll auch online per Videokommunikation beurkundet werden, in der Praxis bevorzugen viele Gründer jedoch weiterhin den persönlichen Notartermin. Nach Unterzeichnung der Dokumente eröffnen die Gründer ein Geschäftskonto – in der Regel auf den Namen „GmbH i.G.“ (in Gründung) – und überweisen den erforderlichen Teil des Stammkapitals. Die Bank stellt eine Einzahlungsbestätigung aus, die der Notar der Anmeldung zum Handelsregister beifügt.
5. Eintragung ins Handelsregister
Der Notar reicht die Anmeldung elektronisch beim zuständigen Amtsgericht (Handelsregister, Abteilung B) ein. Das Gericht prüft die Vollständigkeit der Unterlagen und den Nachweis der Kapitaleinzahlung und trägt die Gesellschaft anschließend ein. Erst mit der Eintragung erlangt die Gesellschaft offiziell den Status „GmbH“ und volle Rechtsfähigkeit – zuvor existiert sie als „GmbH in Gründung“ (Vor-GmbH), für die besondere, strengere Haftungsregeln für Gründer und Geschäftsführung gelten.
6. Anmeldung beim Gewerbeamt und Finanzamt
Nach der Eintragung ins Handelsregister ist die Gesellschaft beim örtlich zuständigen Gewerbeamt anzumelden (Gewerbeanmeldung). Das Gewerbeamt informiert automatisch das Finanzamt, die zuständige Industrie- und Handelskammer (IHK) beziehungsweise Handwerkskammer (HWK) sowie die Berufsgenossenschaft. Zusätzlich füllt die Gesellschaft den „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“ beim Finanzamt aus, um eine Steuernummer und – bei Bedarf – eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) zu erhalten.
7. Organe der GmbH: Geschäftsführung und Gesellschafterversammlung
Die GmbH verfügt über zwei Pflichtorgane. Die Geschäftsführung vertritt die Gesellschaft nach außen und führt die laufenden Geschäfte; sie wird durch Beschluss der Gesellschafterversammlung bestellt und mit Namensangabe ins Handelsregister eingetragen – diese Angaben sind öffentlich einsehbar. Das Gesetz sieht Bestellungshindernisse vor (§ 6 Abs. 2 GmbHG): Zur Geschäftsführung kann nicht bestellt werden, wer wegen bestimmter Wirtschaftsdelikte (Insolvenzstraftaten, unrichtige Darstellung u. a.) rechtskräftig verurteilt wurde oder einem entsprechenden Berufsverbot unterliegt. Die Gesellschafterversammlung ist das oberste Organ der Gesellschaft: Sie stellt den Jahresabschluss fest, beschließt über die Gewinnverwendung, bestellt und entlässt die Geschäftsführung und ändert den Gesellschaftsvertrag. Die meisten Beschlüsse werden mit einfacher Mehrheit gefasst, für Satzungsänderungen ist jedoch grundsätzlich eine Mehrheit von drei Vierteln der abgegebenen Stimmen erforderlich (§ 53 Abs. 2 GmbHG).
Die Geschäftsführung ist zur Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsmannes verpflichtet (§ 43 GmbHG); ein Verstoß gegen diese Pflicht begründet eine persönliche Haftung gegenüber der Gesellschaft für den entstandenen Schaden. Bei Zahlungsunfähigkeit oder Überschuldung ist die Geschäftsführung zudem verpflichtet, unverzüglich, spätestens jedoch innerhalb von drei Wochen, einen Insolvenzantrag zu stellen (§ 15a InsO) – eine Verletzung dieser Frist zieht neben der zivilrechtlichen auch strafrechtliche Konsequenzen nach sich. Schließlich gelten die Regeln zur Kapitalerhaltung (§§ 30, 31 GmbHG): Die Geschäftsführung darf keine Zahlungen an Gesellschafter leisten, die das zur Erhaltung des Stammkapitals erforderliche Vermögen der Gesellschaft angreifen – andernfalls muss sie den ausgezahlten Betrag persönlich an die Gesellschaft erstatten.
Haftung der GmbH-Geschäftsführung
Die beschränkte Haftung schützt das Privatvermögen der Gesellschafter, nicht aber das der Geschäftsführung persönlich – bei Pflichtverletzungen in der Geschäftsführung, verspäteter Insolvenzantragstellung oder nicht abgeführten Steuern und Sozialabgaben kann die Geschäftsführung mit ihrem eigenen Vermögen haften. Vor Übernahme einer Geschäftsführerposition lohnt es sich daher, den Umfang dieser Haftung mit einem Rechtsanwalt zu klären.
8. Dauer und Gesamtkosten der Gründung
Bei Verwendung des Standard-Musterprotokolls und ohne Komplikationen dauert das gesamte Verfahren – von der notariellen Beurkundung bis zur Eintragung ins Handelsregister – üblicherweise ein bis drei Wochen; unter Berücksichtigung der Ausarbeitung eines individuellen Gesellschaftsvertrags, der Kontoeröffnung und der anschließenden Anmeldung beim Gewerbeamt und Finanzamt ist realistischerweise mit vier bis acht Wochen von der Erstberatung bis zur voll handlungsfähigen Gesellschaft zu rechnen. Die Kosten setzen sich aus mehreren Posten zusammen: Notarkosten (berechnet nach dem Gerichts- und Notarkostengesetz, GNotKG, auf Basis der Höhe des Stammkapitals – bei Standardgründung per Musterprotokoll in der Regel einige Hundert Euro, bei individuellem Gesellschaftsvertrag deutlich mehr), die Gebühr für die Eintragung ins Handelsregister (üblicherweise rund 150–200 Euro bei einer Standardanmeldung) sowie der IHK-Grundbeitrag. Wird ein Rechtsanwalt in die Ausarbeitung des Gesellschaftsvertrags einbezogen, kommt dessen Honorar hinzu – diese Kosten amortisieren sich jedoch in der Regel durch eine Satzung, die die tatsächlichen Vereinbarungen der Gründer abbildet und ihre Interessen langfristig absichert.
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